Rekisteriseloste
Rekisteriseloste muokattiin ja hyväksyttiin 30.10.2018, LVK hallituksen kokouksessa
JÄSENREKISTERISELOSTE 1.6.2017
Henkilötietolaki (523/99) 10 § on kumottu, laki on vaihtunut 25.05.2018 Euroopan tietosuoja-asetukseksi. Noudatamme uutta tietosuoja-asetusta.
1. Rekisterinpitäjä
Lahden Videokuvaajat ry (myöhemmin LVK)
Saimaankatu 12
15140 Lahti
Rekisterinumero: 70.564
2. Rekisterivastaava
Lahden Videokuvaajat ry (LVK) c/o Hallitus
Saimaankatu 12
15140 Lahti
Yhdyshenkilö
Kari Savolainen
3. Yhdistyksen tavoite
LVK kokoaa yhteen videokuvauksen harrastajia ja ammattilaisia. Kuvaamme yhdessä, erikseen sekä pienryhmissä, erilaisia tapahtumia tai LVK:n omia projekteja. Tapahtumakuvauksissa ja projekteissa opetellaan samalla mm. käsikirjoitusten tekemistä, videokuvausta, kun työskennellään ryhmässä. Samalla opetellaan hyödyntämään erilaisia kuvausmenetelmiä, elokuvamaista kerrontaa, äänitystä jne.
Kaikki näin syntyvä raakamateriaali käsikirjoituksineen, sekä valmis video- ja kuvamateriaali arkistoidaan yhdistyksen palvelimelle ja on yhdistyksen omaisuutta. Jos jäsen luovuttaa omaa materiaaliaan tällaiseen projektiin, hän samalla hyväksyy, että LVK voi editoida ja käyttää materiaalia myös muissa projekteissa soveltuvin osin.
LVK on kerännyt ja saanut lahjoituksina mm. vanhaa video ja kuva materiaalia, joka pääsääntöisesti on myös jäsenten käytettävissä.
LVK:n palvelimella oleva video- ja kuva materiaali on soveltuvin osin jäsenten käytettävissä myös jäsenten omiin henkilökohtaisiin projekteihin. Jäsenillä ei kuitenkaan ole oikeutta jakaa julkisesti, palvelimilla olevaa materiaalia, ellei siitä erikseen kirjallisesti sovita LVK:n hallituksen kanssa. Pääsääntöisesti kolmannelle osapuolelle tehdyssä tapahtumakuvauksessa syntyvä materiaali ei ole käytettävissä jäsenten omiin projekteihin.
Jäsenilloissa jäsenet voivat esitellä omia kuvaamiaan ja editoimiaan videoita
4. Rekisterin nimi
Lahden Videokuvaajat ry – paperi- ja / tai sähköinen jäsenrekisteri.
Sivut on varmennettu jäsenten henkilökohtaisilla tunnuksilla ja salasanoilla.
https://www.lahdenvideokuvaajat.fi/jasensivut/
5. Rekisterin käyttötarkoitus
Henkilötietoja käytetään jäsenten asiakassuhteen hoitamiseen, jäsenmaksujen keräämiseen, jäsenten kuvaamisen, harrastamisen toiveiden ja osaamisen hallintaan ja kehittämiseen sekä analysointiin ja tilastollisiin tarkoituksiin. Käyttö tapahtuu voimassa olevan lainsäädännön sallimissa rajoissa.
Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille ilman jäsenen lupaa. Julkisia tietoja ovat vain jäsenen nimi, kotipaikka.
Näitä tietoja käytetään vain julkisiin ja rahoitus- ja avustusanomuksiin pyydettäessä. Yhdistyksen jäsenet näkevät näiden lisäksi jäsenten / yhdistyksen toiminnan ja keskinäisen yhteydenpidon kannalta tärkeät tiedot.
Tietoja käytetään LVK:n hallituksen valvonnassa. Hallitus valtuuttaa tarpeellisiksi katsomansa pääkäyttäjän tai pääkäyttäjiä, joilla on pääkäyttöoikeus. Pääkäyttäjillä on oikeus täydentää tietoja ja siirtää tietoja oikeille kohdilleen tulosteiden laadun parantamiseksi.
6. Rekisterin tietosisältö
Nimi
Osoite
Puhelinnumero
Sähköpostiosoite
Tiedot maksetusta jäsenmaksusta
Liittymisvuosi
Syntymävuosi, jota käytetään lähinnä tilastointitarkoituksiin
y-tunnus yritysjäsenilta
Palvelussa käsitellään seuraavia, rekisteröityjen jäsenten itse itsestään antamia tietoja, kuten harrastamiseen liittyviä tietoja, sekä tietoja, jotka liittyvät ja auttavat jäsenten ja yhdistyksen harrastetoiminnan kehittämisessä, tilaisuuksien ja koulutusten suunnittelussa sekä keskinäisissä yhteydenpidoissa. Tietolähde: Jäseneltä itseltään sekä jäsenhakemuksesta
7. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
a) Jäseneltä itseltään/jäsenhakemuksesta.
b) Kirjanpidosta saadut tiedot jäsen- ja muiden yhdistyksen maksujen suorituksista.
8. Tietojen säännönmukainen luovuttaminen
Tietoja luovutetaan vain LVK:n rekisterivastaavan valtuuttamalle, ja viranomaisille mikäli tietojen luovuttamiseen on laillinen peruste. Muut eivät voi tietoja saada eikä käyttää.
9. Jäsentietojen sisäinen käyttö
Jokainen jäsen pääsee tarkistamaan ja muuttamaan omia tietojaan omalla henkilökohtaisella salasanallaan. Liittyessään jäseneksi, henkilö on antanut tietoja liittyen videokuvaus ja valokuvaus harrastukseensa, lisäksi rekisteriin jäsen voi täydentää tietoja käyttämistään laitteista, ohjelmista sekä osaamisalueistaan. Näitä tietoja käytetään mm. suunniteltaessa koulutuksia jne.
10. Tietojen suojaus
Tietoja säilytetään tietokannassa, jossa ne on suojattu palomuurein sekä asianmukaisin salasanoin ja käyttäjätunnuksin ja muin teknisin keinoin. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Kaikki tiedot sijaitsevat Avoine Oy:n omilla palvelimilla Suomessa.
11. Tarkastusoikeus
Rekisteröidyillä on henkilötietolain mukainen oikeus tietojensa tarkistamiseen sekä oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käsittely ja luovuttaminen suoramarkkinointia ja etämyyntiä varten. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteella:
Lahden Videokuvaajat ry / hallitus Saimaankatu 12
15140 Lahti
Rekisteröity voi milloin tahansa tarkastaa ja päivittää itseään koskevat tietonsa sähköisesti. Tiedot löytyvät heidän itsensä yksilöllisten käyttäjätunnusten ja salasanojen
12. Tekniset häiriöt
Sivuston ylläpitäjä LVK ei vastaa mahdollisista teknisistä häiriöistä Avoine Oy:n toiminnassa.